Procedura cercetării disciplinare este reglementată de Codul Muncii (Legea nr. 53/2003 republicată) și reprezintă demersul prealabil pe care trebuie să îl urmeze angajatorul înainte de a aplica o sancțiune disciplinară.
Deși, potrivit dispozițiilor art. 247 din Codul muncii, angajatorul dispune de prerogativa disciplinară, în realitate, această etapă procedurală reprezintă o adevărată obligație corelativă dreptului de apărare al salariatului.
De altfel, prin raportare la practica jurisprudențială, din punct de vedere statistic, angajatorii pierd mai frecvent litigiile de muncă din motive de legalitate (nerespectarea dispozițiilor legale privind procedura prealabilă) decât din motive de netemeinicie.
Cu alte cuvinte, în situația săvârșirii de către salariat a unei abateri disciplinare grave, de natură să prejudicieze activitatea sau imaginea angajatorului și care este susceptibilă de a atrage chiar sancțiunea disciplinară a concedierii, angajatorul are obligația legală de a respecta cu strictețe procedura cercetării disciplinare prealabile, conform prevederilor Codului muncii.
Dacă salariatul va formula contestație împotriva sancțiunii dispuse, nerespectarea procedurii va atrage nulitatea deciziei emise de angajator. În această ipoteză, instanța de judecată se va limita în a analiza doar aspectele de legalitate fără a se pronunța asupra temeiniciei deciziei de sancționare.
Prin urmare, respectarea riguroasă a cerințelor procedurale și a formalităților legale este esențială în gestionarea și soluționarea conflictelor de muncă dintre angajator și salariat.
Ce reprezintă abaterea disciplinară?
Potrivit dispozițiilor art. 247 alin. (2) din Codul muncii, „abaterea disciplinară este o faptă în legătură cu munca și care constă într-o acțiune sau inacțiune săvârșită cu vinovăție de către salariat, prin care acesta a încălcat normele legale, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil, ordinele și dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici”.
Care sunt etapele procedurii cercetării disciplinare și de aplicare a sancțiunii?
- Sesizarea angajatorului cu privire la abaterea disciplinară și declanșarea procedurii
Cu toate că legislația muncii nu instituie în mod expres, sub sancțiunea nulității, o modalitate de informare a angajatorului cu privire la o presupusă abatere disciplinară săvârșită de către salariat, în practică, această informare se realizează prin întocmirea unui Referat de constatare a abaterii – reprezintă documentul intern de notificare a angajatorului și, totodată, marchează debutul efectiv al procedurii de cercetare disciplinară.
Este important de menționat faptul că sesizarea presupusei abateri, sub forma referatului, poate proveni atât de la superiorii ierarhici, respectiv de la colegii salariatului, cât și de la clienții societății angajatoare sau chiar de la alte persoane (de exemplu, reclamația făcută de o persoană împotriva unui șofer, salariat al unei societăți, indisciplinat/recalcitrant în trafic în timpul programului de lucru).
Totodată, reclamația/sesizarea împotriva superiorului ierarhic, comunicată de către salariat departamentului de resurse umane, respectiv conducerii societății (directorului general sau administratorului) poate genera, din perspectiva procedurii disciplinare, efecte similare cu cele ale Referatului de constatare a abaterii disciplinare.
Relevanța practică a înregistrării sesizării de către angajator rezultă din dispozițiile art. 252 alin. (1) Codul muncii, conform cărora „angajatorul dispune aplicarea sancțiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei”.
Astfel, de la momentul la care i-a fost adusă la cunoștință abaterea disciplinară, angajatorul are la dispoziție un termen de 30 de zile calendaristice în care va emite decizia de sancționare, perioadă în care va trebui să efectueze procedura prealabilă.
- Numirea responsabilului privind cercetarea disciplinară – comisia de cercetare disciplinară sau un consultant extern specializat în legislația muncii
Conform dispozițiilor articolului 251 alin. (1^1) din Codul muncii, „pentru efectuarea cercetării disciplinare, angajatorul va desemna o persoană sau va stabili o comisie ori va apela la serviciile unui consultant extern specializat în legislația muncii, pe care o/îl va împuternici în acest sens”.
În practică, angajatorul procedează, de regulă, la constituirea unei comisii de cercetare disciplinară, alcătuită preponderent din persoane care dețin funcții de conducere, precum superiorul ierarhic direct al salariatului vizat, managerul Departamentului de Resurse Umane, consilierul juridic al societății sau, după caz, avocatul desemnat al acesteia”.
Modalitatea concretă de constituire a comisiei de disciplină poate fi reglementată de către angajator prin Regulamentul intern.
- Convocarea salariatului – acesta trebuie convocat în scris, iar în cuprinsul convocării este necesar a se preciza obiectul, data, ora și locul întrevederii.
Potrivit art. 251 alin. (3) din Codul muncii, neprezentarea salariatului la convocare fără un motiv obiectiv dă dreptul angajatorului să dispună sancționarea, fără efectuarea cercetării disciplinare prealabile.
- Cercetarea faptelor – desfășurarea cercetării disciplinare
Scopul acestei etape îl constituie stabilirea circumstanțelor relevante prin administrarea probatoriului necesar, în vederea existenței sau, după caz, a inexistenței faptei reclamate. Desfășurarea procedurii se realizează în așa fel încât dreptul la apărare al salariatului să fie respectat.
Etapa cercetării faptelor debutează prin informarea salariatului, care are dreptul să ia la cunoștință atât despre fapta ce îi este imputată, cât și despre probele care au fost administrate în dovedirea acesteia.
Totodată, apreciez că audierea salariatului este o componentă fundamentală a cercetării desciplinare, având un rol crucial în asigurarea respectării dreptului la apărare și în stabilirea corectă a situației de fapt.
Potrivit dispozițiilor art. 251 alin. (4) din Codul muncii, „în cursul cercetării disciplinare prealabile salariatul are dreptul să formuleze și să susțină toate apărările în favoarea sa și să ofere comisiei sau persoanei împuternicite să realizeze cercetarea toate probele și motivațiile pe care le consideră necesare, precum și dreptul să fie asistat, la cererea sa, de către un consultant extern specializat în legislația muncii sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este”.
Art. 231^1 alin. (4) din Codul muncii lămurește noțiunea de „consultant extern specializat în legislația muncii”, care poate fi „avocat, expert în legislația muncii sau, după caz, un mediator specializat în legislație muncii”.
- Emiterea Deciziei de sancționare disciplinară și comunicarea acesteia salariatului
Decizia se emite în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei și trebuie, sub sancțiunea nulității absolute, să cuprindă (art. 252 alin. 2 Codul muncii):
a) descrierea faptei care constituie abatere disciplinară; b) precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil care au fost încălcate de salariat; c) motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat în timpul cercetării disciplinare prealabile sau motivele pentru care, în condițiile prevăzute la art. 251 alin. (3) , nu a fost efectuată cercetarea; d) temeiul de drept în baza căruia sancțiunea disciplinară se aplică; e) termenul în care sancțiunea poate fi contestată; f) instanța competentă la care sancțiunea poate fi contestată.
Decizia de sancționare se comunică salariatului în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii și produce efecte de la data comunicării.
Comunicarea se predă personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reședința comunicată de acesta.
Salariatul are dreptul de a contesta decizia de sancționare disciplinară în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării acesteia. Prin excepție, decizia de concediere poate fi contestată în termen de 45 de zile calendaristice de la data comunicării.
Instanța competentă, conform art. 269 din Codul muncii este tribunalul în a cărei circumscripție reclamantul își are domiciliul, reședința sau locul de muncă ori, după caz, sediul. În cazul contestării deciziei de sancționare disciplinară, salariatul va avea calitatea procesuală de reclamant, prin urmare va putea alege între competența alternativă a tribunalelor din circumscripția domiciliului, reședinței sau locului său de muncă.
Particularitățile în cazul avertismentului scris, ca sancțiune disciplinară
Art. 251 alin. (1) Codul muncii prevede: „Sub sancțiunea nulității absolute, nicio măsură, cu excepția avertismentului scris, nu poate fi dispusă mai înainte de efectuarea unei cercetări disciplinare prealabile”.
Deși aplicarea avertismentului scris nu impune efectuarea prealabilă a cercetării disciplinare de către angajator, acesta este obligat, sub sancțiunea nulității absolute, să respecte condițiile de formă privind emiterea deciziei de sancționare, respectiv forma scrisă a acesteia, precum și conformitatea cu conținutul obligatoriu prevăzut de art. 252 alin. (2) din Codul muncii.
Salariatul poate contesta în instanță, în condițiile precizate anterior, inclusiv sancțiunea avertismentului scris.