Modalitatea în care angajatorul își organizează, la nivel intern, activitatea reprezintă un aspect ce joacă un rol la fel de important precum o strategie sau un plan de afaceri bine stabilit, mai ales în contextul societăților cu un număr mare de salariați.
Numai printr-o organizare eficientă societatea își va putea valorifica în mod corespunzător, din perspectiva legislației muncii, drepturile conferite de lege, cum ar fi cele prevăzute de art. 40 alin. (1) din Codul muncii[1].
La nivel practic, organizarea internă a unei societăți nu se rezumă numai la simpla existență a unui regulament intern (regulament de ordine interioară), ci la o multitudine de documente care să reglementeze aspectele esențiale și particulare implicate de buna și normala desfășurare a activităților acesteia, inclusiv derularea relațiilor dintre salariați și angajator și, respectiv, dintre salariați și terții cu care colaborează angajatorul.
Regulamentul intern reprezintă documentul de bază care reglementează coordonatele principale privind desfășurarea activității societății, legiuitorul stabilind că în cuprinsul acestuia trebuie să se regăsească, cel puțin, următoarele aspecte: drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor, abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile, reguli referitoare la procedura disciplinară, reguli concrete privind disciplina muncii în unitate, reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii, procedura de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor, reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii, criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor, reguli referitoare la preaviz, modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice și informaţii cu privire la politica generală de formare a salariaţilor, dacă există.
Alte aspecte în afara celor anterior menționate, dar importante pentru desfășurarea activității societății în funcție de specificul acesteia, pot fi reglementate expres prin intermediul unor politici interne, proceduri interne, instrucțiuni de lucru, protocoale sau chiar a unor acorduri între angajator și salariat.
În practică, politicile interne au rolul de a reglementa modalitatea concretă de utilizare a diferitelor categorii de facilități/instrumente oferite de către angajator salariatului în vederea desfășurării atribuțiilor stabilite prin fișa de post, și anume: automobilul de serviciu, laptopul, tableta, telefonul, cardul de carburant, cardurile de debit etc..
În cuprinsul politicilor, angajatorul poate stabili expres drepturile și obligațiile salariatului în ceea ce privește facilitățile oferite prin indicarea expresă a aspectelor generale și particulare implicate de acestea: modul concret de utilizare (conduita salariatului, perioada de timp/intervalul orar etc.), limitările impuse (interzicerea utilizării în interes propriu/în afara serviciului ori pentru obținerea oricărui tip de profit personal sau interzicerea unor conduite concrete – cum ar fi interzicerea fumatului în interiorul autoturismului etc.), modalitatea de suportare a costurilor legate de utilizarea facilităților (spre exemplu: situația decontării cheltuielilor inerente folosirii autoturismelor, după cum acestea sunt utilizate în scop de serviciu sau personal, dacă există această din urmă permisiune din partea angajatorului) ș.a.m.d..
Procedurile interne sunt, de asemenea, utile pentru reglementarea expresă a modului de acțiune a salariaților în situații particulare, care diferă în funcție de specificul activității societății și, implicit, de nevoile acesteia. Astfel, procedurile interne pot viza orice fel de acțiune necesară “bunului mers” al societății, cum ar fi, cu titlu exemplificativ, procedurile privind: prepararea medicamentelor (în industria farmaceutică), recrutarea de personal (în cazul departamentelor de resurse umane), modalitatea de abordare a potențialilor clienți și de prezentare a portofoliului de produse (în situația agenților de vânzări), distrugerea anumitor categorii de produse cu grad de risc (în industria chimică sau farmaceutică) ori contaminate (în industria alimentară), utilizarea echipamentului individual de protecție (în industria chimică), arhivarea documentelor (în cazul societăților deținătoare de arhive), modul de declarare, înregistrare și analiză a accidentelor de muncă etc..
Instrucțiunile de lucru sunt importante în contextul în care, în îndeplinirea sarcinilor de serviciu ce le revin, salariații trebuie să parcurgă și să respecte o anumită metodică pentru a atinge rezultatul final.
Prin intermediul instrucțiunilor de lucru angajatorul poate reglementa aspecte precum: modalitatea de cântărire, ambalare și etichetare a produselor finite (în situația societăților producătoare de produse alimentare și non-alimentare), stabilirea modului de lucru, a etapelor și a materialelor necesare (în cazul edificării unor lucrări de construcții), modalitatea de utilizare a diferitelor mașinării din sectorul de producție etc..
În ceea ce privește existența unor eventuale protocoale, acestea sunt importante, spre exemplu, în ipoteza în care, în desfășurarea activității comerciale, societățile colaborează cu diferiți terți, care le furnizează produsele (materia primă, mașinăriile etc.) sau serviciile necesare (recrutarea de personal, marketing, servicii de audit financiar etc.).
Pe lângă documentele mai sus menționate, care vizează, practic, aspecte generale și particulare privind desfășurarea per se a activității economice a unei societăți, în practică își găsesc utilitatea și acordurile încheiate între angajator și potențialul salariat în scopul protejării intereselor societății. Spre exemplu: încheierea unor acorduri privind confidențialitatea informațiilor de care potențialul salariat sau salariatul aflat în perioada de probă ia la cunoștință prin prisma postului ocupat/pe care urmează să îl ocupe (know-how, rețete, secrete comerciale, tehnici etc.).
Fiecare societate are prerogativa de a decide asupra documentelor interne pe care le consideră utile și necesare, în afara regulamentului intern, pentru desfășurarea activității sale. De altfel, o parte dintre aspectele mai sus învederate pot fi introduse chiar în regulamentul intern, nefiind întotdeauna necesar să existe un alt document separat.
Cu toate acestea, importanța reglementării distincte rezidă în necesitatea de a exista reguli clare, separate și particularizate cu privire la fiecare element important din întregul ansamblu de activități al angajatorului. În acest fel, regulamentul intern rămâne documentul-cadru, general, aplicabil tuturor salariaților, în timp ce restul documentelor (politici/proceduri interne, protocoale etc.) ar urma să fie comunicate și să producă efecte doar salariaților care desfășoară activități implicate de acestea.
De reținut este faptul că, spre deosebire de celalalte proceduri, existența regulamentului intern (și, pe cale de consecință, actualizarea/revizuirea periodică a acestuia în funcție, spre exemplu, de modificările legislative intervenite) este obligatorie, impunându-se, potrivit dispozițiilor art. 246 din Codul muncii, a fi întocmit în termen de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice.
În ceea ce privește efectele juridice ale documentelor interne enunțate, acestea se vor produce de la momentul la care salariații iau la cunoștință de conținutul lor, obligația comunicării către angajați a documentelor în cauză revenind exclusiv angajatorilor – potrivit formei actuale ale art. 243 din Codul muncii (modificat prin Legea nr. 283/2022), societatea are atât obligația de a aduce la cunoștința salariatului prevederile regulamentului intern, cât și a face dovada îndeplinirii acestei obligații – apreciez că această dispoziție se aplică și politicilor interne instrucțiunilor de lucru protocoalelor acordurilor etc..
În caz contrar, cât timp obligația încălcată nu se regăsește în contractul individual de muncă sau în dispozițiile art. 39 alin. (2) din Codul muncii (care prevede cu titlu general obligațiile salariatului), salariații nu vor putea fi trași la răspundere pentru o eventuală nerespectare a vreunei proceduri, politici sau instrucțiuni de lucru, de vreme ce acestea nu i-au fost aduse la cunoștință și, prin urmare, nu i-au devenit opozabile.
Așadar, numai prin comunicarea procedurilor interne către salariați, aceștia din urmă sunt ținuți să respecte întocmai obligațiile, precum și regulile de conduită și/sau acțiune ce le incumbă.
Consecința nerespectării actelor interne ale angajatorului, dincolo de sancțiunile disciplinare aplicabile, poate atrage inclusiv răspunderea civilă a salariaților – în concret, aceștia pot fi chemați în judecată pentru repararea prejudiciilor suferite de angajator ca urmare a nerespectării procedurilor interne.
[1] Art. 40 alin. (1) Codul muncii: Angajatorul are, în principal, următoarele drepturi:
- să stabilească organizarea şi funcţionarea unităţii;
- să stabilească atribuţiile corespunzătoare fiecărui salariat, în condiţiile legii;
- să dea dispoziţii cu caracter obligatoriu pentru salariat, sub rezerva legalităţii lor;
- să exercite controlul asupra modului de îndeplinire a sarcinilor de serviciu;
- să constate săvârşirea abaterilor disciplinare şi să aplice sancţiunile corespunzătoare, potrivit legii, contractului colectiv de muncă aplicabil şi regulamentului intern;
- să stabilească obiectivele de performanţă individuală, precum şi criteriile de evaluare a realizării acestora.