Control ITM. Ce documente pregătiți și cum răspundeți la măsurile dispuse
Un control al Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) poate avea loc în orice societate care are salariați, indiferent de domeniul de activitate sau de numărul acestora. Deși o astfel de verificare poate genera îngrijorare pentru angajatori, cunoașterea obligațiilor legale și pregătirea corespunzătoare a documentelor pot reduce semnificativ riscul unor sancțiuni.
Inspectorii de muncă urmăresc respectarea legislației în domeniul relațiilor de muncă și a securității și sănătății în muncă. În urma verificărilor, aceștia pot constata nereguli, pot aplica sancțiuni și pot dispune măsuri obligatorii pentru remedierea deficiențelor.
Ce documente trebuie pregătite pentru controlul ITM?
Documentele solicitate diferă în funcție de obiectul controlului, însă inspectorii verifică, de regulă, respectarea legislației privind relațiile de muncă și securitatea și sănătatea în muncă.
În materia relațiilor de muncă, angajatorul trebuie să poată prezenta contractele individuale de muncă și actele adiționale, dosarele de personal, fișele de post, regulamentul intern, documentele privind evidența salariaților, precum și actele referitoare la modificarea, suspendarea sau încetarea contractelor de muncă.
O atenție deosebită este acordată evidenței timpului de muncă și salarizării. Pot fi solicitate pontajele zilnice, documentele privind orele suplimentare, concediile, statele de plată și dovezile achitării drepturilor salariale. Potrivit art. 119 din Codul muncii, angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de început și de sfârșit ale programului, în condițiile legii.
În domeniul securității în muncă (SSM), inspectorii pot verifica evaluarea riscurilor profesionale, planul de prevenire și protecție, fișele de instruire, documentele privind medicina muncii și cele referitoare la echipamentele de protecție, în funcție de specificul activității.
Important este ca documentele să reflecte situația reală din societate. Simpla lor existență nu este suficientă dacă obligațiile legale nu sunt respectate efectiv.
Cum trebuie să procedeze angajatorul în timpul controlului?
Angajatorul are obligația de a permite desfășurarea controlului și de a pune la dispoziția inspectorilor documentele și informațiile solicitate în mod legal.
Este recomandabil ca verificarea să fie gestionată de o persoană desemnată, care să asigure comunicarea cu inspectorii și prezentarea documentelor. Angajatorul poate oferi explicații, poate prezenta înscrisuri justificative și poate solicita clarificări cu privire la constatările efectuate.
La finalul controlului, actele întocmite trebuie analizate cu atenție, în special în ceea ce privește neregulile constatate, măsurile dispuse și termenele de remediere.
Cum răspundeți la măsurile dispuse de ITM?
În urma verificărilor, inspectorii pot dispune măsuri obligatorii pentru remedierea deficiențelor și, după caz, pot aplica sancțiuni contravenționale.
Angajatorul trebuie să verifice fiecare măsură, să o îndeplinească în termenul stabilit și să păstreze dovezile conformării. Dacă actul de control impune comunicarea îndeplinirii măsurilor, răspunsul către ITM trebuie transmis în termen, cu indicarea măsurilor realizate și, după caz, cu documentele justificative.
Contestarea măsurilor și sancțiunilor dispuse de ITM depinde de procedura actului emis.
În cazul unui proces-verbal de constatare și sancționare a contravenției, angajatorul poate formula plângere contravențională în termen de 15 zile de la înmânare sau comunicare, potrivit OG nr. 2/2001. Plângerea suspendă executarea sancțiunii contravenționale, în condițiile legii.
În schimb, măsurile administrative dispuse de inspectorii de muncă pot fi contestate potrivit Legii nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, în funcție de natura actului. Contestarea acestora nu determină automat suspendarea executării, aceasta putând fi solicitată separat, în cadrul aceluiași demers judiciar.
Așadar, gestionarea corectă a unui control ITM presupune mai mult decât prezentarea documentelor solicitate. Angajatorul trebuie să demonstreze respectarea efectivă a legislației muncii, să analizeze măsurile dispuse și să acționeze în termenele stabilite.
Vezi și:
Jurisprudență relevantă: https://www.deaconu.legal/jurisprudenta/
Articole juridice: https://www.deaconu.legal/articole-juridice/
Legislație actualizată: https://www.deaconu.legal/legislatie/